Definición de Informe Técnico
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, es la descripción oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata en otras palabras, de la acción y efecto de informar (dictaminar). En escritura, un informe es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Por lo general, el propósito del informe es, obviamente, informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir elementos persuasivos, como recomendaciones o sugerencias. El informe técnico es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, por medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a lo que conviene hacer del mismo; generalmente están dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.
Generalmente los datos obtenidos en un experimento se resumen en informes técnicos, estos se deben escribir en forma impersonal, por lo cual se deben evitar pronombres personales. El informe debe escribirse asumiendo que el lector, cualquiera que este sea, no está familiarizado con el tema tratado; de esta manera el informe será comprensible por sí mismo.
El informe técnico tiene las siguientes características:
Es corto pero completo (conciso).
Contiene sólo lo que es necesario.
Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin redundancias.
Contiene información interesante y relevante.
Es bien ordenado, estructurado y organizado.
Es agradable de leer Ilustraciones, fotografías.
Es organizado y estructurado.
Estructura del Informe
La correcta estructura de un informe técnico es fundamental para que el mismo pueda ser comprendido con claridad; de esta manera se garantiza una redacción clara y objetiva, es así como se debe utilizar frases concretas y concisas, sin perder de vista los objetivos del trabajo. La extensión total del Informe debería estar entre 3 y 8 páginas, incluyendo figuras y referencias.
La estructura debe estar compuesta como mínimo de las siguientes partes:
a) Presentación
b) Introducción
c) Desarrollo/Hallazgos/Resultados
d) Conclusiones y Recomendaciones
e) Anexos
Presentación: La presentación de un informe está constituido por la portada y el índice o tabla de contenido; a continuación se describe los elementos básicos a considerar en la redacción de estos aspectos:
Portada: Es la primer página del informe y permite la identificación del documento, que consta del título del informe, el nombre del autor y/o autores, la fecha en la que se presenta. El título del informe proviene del objetivo general del informe técnico.
Es el primer contacto del lector con el trabajo que se le ofrece y por ello la portada debe contener en pocas palabras la información necesaria y suficiente para dejar en claro a qué se refiere el texto e interesarlo en la lectura.
Índice o Tabla de Contenido: Lista los títulos principales y la página en que aparece cada uno de ellos. Enlista los subtítulos debajo de su título principal correspondiente. Lo importante de esta sección radica en que proporciona un esquema del reporte; el lector sabrá inmediatamente donde buscar lo que le interesa.
Introducción: En esta parte del informe se presenta brevemente una descripción de lo que se trata el informe respectivo, con el propósito de situar al lector y ofrecer un marco de referencia.
Antecedentes: Es la contextualización que servirá para que el lector tenga conocimiento de qué se trata el informe respectivo, ¿Qué tipo de hechos se desea esclarecer?, ¿Desde cuándo se presenta?, ¿Cómo afectan la realidad?, etc.
Período que abarca y dónde se realizó: Todo informe técnico debe explicar brevemente el período que abarca el tema que se presenta en dicho informe, seguido del lugar en donde se realizó la investigación efectuada.
Objetivo General: Los objetivos son los propósitos del trabajo, expresan el fin que pretende alcanzarse y por lo tanto todo el trabajo se orientará a lograr ese objetivo. El objetivo general es la gran pauta a seguir dentro del proceso que se quiere investigar, estudiar, demostrar o conocer. Los pasos que nos llevan a su logro son los objetivos específicos.
Objetivos Específicos: Expresan cómo se pretende alcanzar el objetivo general, en otras palabras son los pasos que nos llevan a su logro. Además lo operacionalizan y nos dicen cómo proporcionan cada uno por aparte, un porcentaje del objetivo general, hasta completarlo en un cien por ciento. Para la redacción de los objetivos se tomará en cuenta lo siguiente:
Estar dirigidos a los elementos básicos del problema en estudio.
Ser medibles y observables
Ser claros y precisos
Expresarse por medio de un verbo en infinitivo (ej. Implementar)
Se recomienda que el informe tenga como máximo tres objetivos específicos para lograr alcanzar el objetivo general, de lo contrario estos objetivos tenderán a confundirse con metas.
EJEMPLOS DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS
(Responden a la pregunta ¿Cómo?
OBJETIVO ESPECÍFICO N° 1: Definir el ámbito de infección en el servidor de correo electrónico.
OBJETIVO ESPECÍFICO N° 2: Analizar la forma de propagación del virus X.
OBJETIVO ESPECÍFICO N° 3: Cuantificar las cuentas de correo electrónico infectadas.
Alcance: Corresponde al ámbito del trabajo, es decir, al campo de aplicación del cual se extrajo la información.
Problema y su justificación: indican las razones que originan la necesidad de investigar (a modo de introducción) tal tema; se enuncia el problema y se justifica la necesidad de hacer la investigación, indicando su viabilidad y su duración probable.
Desarrollo/Hallazgos/Resultados: En esta sección del informe se presenta los frutos del análisis y evaluación de la realidad específica. Se puede dividir en dos secciones:
Metodología utilizada: En la sección de la metodología utilizada se detalla paso a paso el procedimiento de trabajo utilizado.
a) Naturaleza del proyecto
b) Administración del tiempo, manejo de recursos y programación de actividades.
c) Procedimiento de recopilación de la información.
d) Técnicas empleadas para el procesamiento de datos e interpretación de la información.
Presentación de los Hallazgos y Resultados: Presentación de los Hallazgos y Resultados: Una vez que se plantea la metodología seguida, se presentará de una manera ordenada los resultados obtenidos del análisis en cuestión. Los títulos de los capítulos de esta sección coincidirán con cada uno de los objetivos específicos citados y serán desarrollados con los hallazgos y resultados obtenidos.
A cada capítulo le será asignado un título cuyo nombre se elabora mediante la eliminación del verbo infinitivo con el que inicia cada uno de los objetivos específicos.
Las figuras, gráficos, fotos y diagramas, deben tener un número y título, colocado en la parte inferior de los mismos. Los cuadros también deben tener un número y título, colocado en la parte superior. Refiérase a los ejemplos de objetivos específicos citados anteriormente, para comprender los títulos de los capítulos de los hallazgos y resultados que se deben desarrollar:
EJEMPLO DE HALLAZGOS Y RESULTADOS
Título N°1: AMBITO DE INFECCIÓN EN EL SERVIDOR DE CORREO ELECTRÓNICO
El virus X ha infectado los siguientes puntos en el servidor de correo electrónico:
20% de infección del archivo Registry del servidor.
20% de infección del sistema operativo.
20% de infección de la memoria RAM
X cantidad de backdoors
Título N°2: FORMA DE PROPAGACIÓN DEL VIRUS X
El virus X se propaga por la ejecución de un archivo tipo “.Exe”, adjunto en correos cuyo título es“Miss fotos”.
Título N°3: CANTIDAD DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO INFECTADAS
Se encontraron X cuentas de correo electrónico infectadas en un conteo a las 9 horas del día 15 de febrero.
Generalmente se presenta los datos recolectados y el tratamiento estadístico que se practicó. En primer instancia se describe brevemente la idea principal que señala los resultados o descubrimientos y luego se reporta los resultados. En la presentación de hallazgos y resultados se puede utilizar cuadros, gráficos e ilustraciones con el propósito de hacer el informe mucho más comprensivo y más atractivo.
Conclusiones: Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas; no son más que los resultados expuestos en forma consecutiva y enfática. Una conclusión revela las relaciones entre los diversos hallazgos – si fueron varios- y deduce los efectos de su importancia. En este apartado se debe anotar si el objetivo general fue alcanzado y si cada uno de los objetivos específicos logró su cometido, en cuanto a operacionalizar el objetivo general. Se redactan los puntos concluyentes de una manera clara, concreta y precisa. Deben presentarse en el mismo orden lógico que se desarrolló el trabajo.
Recomendaciones: Las recomendaciones son exhortaciones o sugerencias que ofrece el técnico una vez que se han expuesto los resultados del trabajo y que se ofrece con claridad que se deben realizar ciertas acciones para prevenir el riesgo, la oportunidad, la ventaja, la pertinencia, la necesidad, la conveniencia o la urgencia, entre otros.
Anexos: Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que, aunque no siempre se requieren, pueden formar parte esencial de algunos informes.
Los anexos se usan para presentar material que:
a) Es necesario para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede alterar la presentación ordenada y lógica del trabajo.
b) Puede ser omitido para el lector ordinario, pero puede ser valioso para el especialista en la materia.
Referencias Bibliográficas
CALAVERA, RJ. Manual para la Redacción de Informes Técnicos, (2°Edición),
Intema, Ediciones 2003.
BOTTA M. Comunicaciones Escritas en la Empresa, Ed. Granica. 1997.
Cátedra Construcción de Edificios. Facultad de Ingeniería, UNC. Guía para
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DAY, R. Cómo escribir y publicar trabajos científicos. The Oryx Press. Phoenix.
1994.
VELILLA, Ricardo (1995) Guía práctica para la redacción de informes. Barcelona:
Edunsa.